Privacy policy for recruitment using Teamtailor
The service for handling recruitments and simplifying the hiring process (the "Service") is powered by Teamtailor on behalf of Prime Technology Solutions ("Controller" “we” “us” etc.). It is important that the persons using the Service ("Users”) feel safe with, and are informed about, how we handle User's personal data in the recruitment process. We strive to maintain the highest possible standard regarding the protection of personal data. We process, manage, use, and protect User's Personal Data in accordance with this Privacy Policy ("Privacy Policy").
1. General
We are the controller in accordance with current privacy legislations. The Users’ personal data is processed with the purpose of managing and facilitating recruitment of employees to our business.
2. Collection of personal data
We are responsible for the processing of the personal data that the Users contributes to the Service, or for the personal data that we in other ways collects with regards to the Service.
When and how we collect personal data
We collect personal data about Users from Users when Users;
- make an application through the Service or otherwise, adding personal data about themselves either personally or by using a third-party source such as Facebook or LinkedIn; and
- use the Service to connect with our staff, adding personal data about themselves either personally or by using a third-party source such as Facebook or LinkedIn.
- provides identifiable data in the chat (provided through the website that uses the Service) and such data is of relevance to the application procedure;
We collect data from third parties, such as Facebook, LinkedIn and through other public sources. This is referred to as “Sourcing” and be manually performed by our employees or automatically in the Service.
In some cases, existing employees can make recommendations about potential applicants. Such employees will add personal data about such potential applicants. In the cases where this is made, the potential applicant is considered a User in the context of this Privacy Policy and will be informed about the processing.
The types of personal data collected and processed
The categories of personal data that can be collected through the Service can be used to identify natural persons from names, e-mails, pictures and videos, information from Facebook and LinkedIn-accounts, answers to questions asked through the recruiting, titles, education and other information that the User or others have provided through the Service. Only data that is relevant for the recruitment process is collected and processed.
Purpose and lawfulness of processing
The purpose of the collecting and processing of personal data is to manage recruiting. The lawfulness of the processing of personal data is our legitimate interest to simplify and facilitate recruitment.
Personal data that is processed with the purpose of aggregated analysis or market research is always made unidentifiable. Such personal data cannot be used to identify a certain User. Thus, such data is not considered personal data.
The consent of the data subject
The User consents to the processing of its personal data with the purpose of Controller’s handling recruiting. The User consents that personal data is collected through the Service, when Users;
- make an application through the Service, adding personal data about themselves either personally or by using a third-party source as Facebook or LinkedIn, and that Controller may use external sourcing-tools to add additional information; and
- when they use the Service to connect to Controller’s recruitment department, adding personal data about themselves either personally or by using a third-party source such as Facebook or LinkedIn.
The User also consents to the Controller collecting publically available information about the User and compiles them for use in recruitment purposes.
The User consents to the personal data being collected in accordance with the above a) and b) will be processed according to the below sections Storage and transfer and How long the personal data will be processed.
The User has the right to withdraw his or her consent at any time, by contacting Controller using the contact details listed under 9. Using this right may however, mean that the User can not apply for a specific job or otherwise use the Service.
Storage and transfers
The personal data collected through the Service is stored and processed inside the EU/EEA, or such third country that is considered by the European Commission to have an adequate level of protection, or processed by such suppliers that have entered into such binding agreements that fully complies with the lawfulness of third country transfers or to other supplies where adequate safeguards are in place to protect the rights of the data subjects whose data is transferred. To obtain documentation regarding such adequate safeguards, contact us using the Contact details listed in 9.
How long the personal data will be processed
If a User does not object, in writing, to the processing of their personal data, the personal data will be stored and processed by us as long as we deem it necessary with regards to the purposes stated above. Note that an applicant (User) may be interesting for future recruitment and for this purpose we may store Users’ Personal Data until they are no longer of value as potential recruitments. If you as a User wish not to have your Personal Data processed for this purpose (future recruitment) please contact us using the contact details in paragraph 9.
3. Users’ rights
Users have the right to request information about the personal data that is processed by us, by notifying in writing, us using the contact details below under paragraph 9 below. Users have the right to one (1) copy of the processed personal data which belongs to them without any charge. For further demanded copies, Controller has a right to charge a reasonable fee on the basis of the administrative costs for such demand.
Users have the right to, if necessary, rectification of inaccurate personal data concerning that User, via a written request, using the contact details in paragraph 9 below.
The User has the right to demand deletion or restriction of processing, and the right to object to processing based on legitimate interest under certain circumstances.
The User has the right to revoke any consent to processing that has been given by the User to Controller. Using this right may however, mean that the User can not apply for a specific job or otherwise use the Service.
The User has under certain circumstances a right to data portability, which means a right to get the personal data and transfer these to another controller as long as this does not negatively affect the rights and freedoms of others.
User has the right to lodge a complaint to the supervisory authority regarding the processing of personal data relating to him or her, if the User considers that the processing of personal data infringes the legal framework of privacy law.
4. Security
We prioritize the personal integrity and therefore works actively so that the personal data of the Users are processed with utmost care. We take the measures that can be reasonably expected to the make sure that the personal data of Users and others are processed safely and in accordance to this Privacy Policy and the GDPR-regulation.
However, transfers of information over the internet and mobile networks can never occur without any risk, so all transfers are made on the own risk of the person transferring the data. It is important that Users also take responsibility to ensure that their data is protected. It is the responsibility of the User that their login information is kept secret.
5. Transfer of personal data to third party
We will not sell or otherwise transfer Users’ personal data to third parties.
We may transfer Users’ Personal Data to;
- our contractors and sub-contractors, acting as our Processors and Sub-Processors in accordance with our instructions, for the provision of the Service;
- authorities or legal advisors in case criminal or improper behaviour is suspected; and
- authorities, legal advisors or other actors, if required by us according to law or authority’s injunction.
We will only transfer Users’ personal data to third parties that we have confidence in. We carefully choose partners to ensure that the User’s personal data is processed in accordance to current privacy legislations. We cooperate with the following categories of processors of personal data; Teamtailor, who supplies the Service, server and hosting companies, e-mail reference companies, video processing companies, information-sourcing companies, analytical service companies and other companies with regards to suppling the Service.
6. Aggregated data (non-identifiable personal data)
We may share aggregated data to third parties. The aggregated data has in such instances been compiled from information that has been collected through the Service and can, for example, consist of statistics of internet traffic or the geological location for the use of the Service. The aggregated data does not contain any information that can be used to identify individual persons and is thus not personal data.
7. Cookies
When Users use the Service, information about the usage may be stored as cookies. Cookies are passive text files that are stored in the internet browser on the User’s device, such as computer, mobile phone or tablet, when using the Service. We use cookies to improve the User’s usage of the Service and to gather information about, for example, statistics about the usage of the Service. This is done to secure, maintain and improve the Service. The information that is collected through the cookies can in some instances be personal data and is, in such instances, regulated by our Cookie Policy.
Users can at any time disable the use of cookies by changing the local settings in their devices. Disabling of cookies can affect the experience of the Service, for example disabling some functions in the Service.
8. Changes
We have the right to, at any time, make changes or additions to the Privacy Policy. The latest version of the Privacy Policy will always be available through the Service. A new version is considered communicated to the Users when the User has either received an email informing the User of the new version (using the e-mail stated by the User in connection to the use of the Service) or when the User is otherwise informed of the new Privacy Policy.
9. Contact
For questions, further information about our handling of personal data or for contact with us in other matters, please use the below stated contact details; Prime Technology Solutions (info@prime-technology.ca)
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Politique de confidentialité pour le recrutement via Teamtailor
Le service de gestion des recrutements et de simplification du processus d'embauche (le « Service ») est propulsé par Teamtailor pour le compte de Prime Technology Solutions (« Contrôleur » « nous », « notre » etc.). Il est important que les personnes utilisant le Service (« Utilisateurs ») se sentent en sécurité et soient informées de la manière dont nous traitons les données personnelles des utilisateurs dans le processus de recrutement. Nous nous efforçons de maintenir les normes les plus élevées possibles en matière de protection des données personnelles. Nous traiter, gérer, utiliser et protéger les données personnelles de l'utilisateur conformément à la présente politique de confidentialité (« Politique de confidentialité »).
- Général
Nous sommes le responsable du traitement conformément aux législations en vigueur sur la confidentialité. Les données personnelles des Utilisateurs sont traitées dans le but de gérer et de faciliter le recrutement des salariés de notre entreprise.
2. Collecte de données personnelles
Nous sommes responsables du traitement des données personnelles que les utilisateurs fournissent au Service, ou des données personnelles que nous collectons d'une autre manière en ce qui concerne le Service.
Quand et comment nous collectons des données personnelles
Nous collectons des données personnelles sur les utilisateurs auprès des utilisateurs lorsque les utilisateurs ;
- faire une demande via le Service ou autrement, en ajoutant des données personnelles les concernant soit personnellement, soit en utilisant une source tierce telle que Facebook ou LinkedIn ; et
- utiliser le Service pour vous connecter avec notre personnel, en ajoutant des données personnelles les concernant soit personnellement, soit en utilisant une source tierce telle que Facebook ou LinkedIn.
- fournit des données identifiables dans le chat (fourni via le site Web qui utilise le Service) et ces données sont pertinentes pour la procédure de candidature ;
- Nous collectons des données auprès de tiers, tels que Facebook, LinkedIn et via d'autres sources publiques. Ceci est appelé « Sourcing » et peut être effectué manuellement par nos employés ou automatiquement dans le Service.
- Dans certains cas, les employés existants peuvent faire des recommandations sur les candidats potentiels. Ces employés ajouteront des données personnelles sur ces candidats potentiels. Dans les cas où cela est fait, le candidat potentiel est considéré comme un utilisateur dans le cadre de la présente politique de confidentialité et sera informé du traitement.
- Les types de données personnelles collectées et traitées
- Les catégories de données personnelles qui peuvent être collectées via le Service peuvent être utilisées pour identifier des personnes physiques à partir de noms, d'e-mails, de photos et de vidéos, d'informations provenant de comptes Facebook et LinkedIn, de réponses aux questions posées lors du recrutement, de titres, de formation et d'autres informations que l'utilisateur ou d'autres ont fournies via le service. Seules les données pertinentes pour le processus de recrutement sont collectées et traitées.
- Finalité et licéité du traitement
- La collecte et le traitement des données personnelles ont pour finalité la gestion du recrutement. La licéité du traitement des données personnelles constitue notre intérêt légitime à simplifier et faciliter le recrutement.
- Les données personnelles traitées à des fins d'analyse globale ou d'étude de marché sont toujours rendues non identifiables. Ces données personnelles ne peuvent pas être utilisées pour identifier un certain utilisateur. Ainsi, ces données ne sont pas considérées comme des données personnelles.
- Le consentement de la personne concernée
- L’Utilisateur consent au traitement de ses données personnelles à des fins de recrutement par le Responsable. L'Utilisateur consent à ce que les données personnelles soient collectées via le Service, lorsque les Utilisateurs :
- faire une demande via le Service, en ajoutant des données personnelles les concernant soit personnellement, soit en utilisant une source tierce comme Facebook ou LinkedIn, et ce Contrôleur peut utiliser des outils de recherche externes pour ajouter des informations supplémentaires ; et
- lorsqu'ils utilisent le Service pour se connecter au service de recrutement du Responsable du traitement, en ajoutant des données personnelles les concernant soit personnellement, soit en utilisant une source tierce telle que Facebook ou LinkedIn.
- L'utilisateur consent également à ce que le responsable du traitement collecte des informations accessibles au public sur l'utilisateur et les compile à des fins de recrutement.
- L'utilisateur consent à ce que les données personnelles collectées conformément aux points a) et b) ci-dessus soient traitées conformément aux sections ci-dessous Stockage et transfert et Durée du traitement des données personnelles.
- L'Utilisateur a le droit de retirer son consentement à tout moment, en contactant le Responsable du traitement en utilisant les coordonnées indiquées au point 9. L'utilisation de ce droit peut cependant signifier que l'Utilisateur ne peut pas postuler à un emploi spécifique ou utiliser le Service d'une autre manière.
- Stockage et transferts
- Les données personnelles collectées via le Service sont stockées et traitées au sein de l'UE/EEE, ou dans un pays tiers considéré par la Commission européenne comme ayant un niveau de protection adéquat, ou traitées par des fournisseurs qui ont conclu de tels accords contraignants qui pleinement respecte la licéité des transferts vers des pays tiers ou vers d'autres fournitures pour lesquelles des garanties adéquates sont en place pour protéger les droits des personnes concernées dont les données sont transférées. Pour obtenir de la documentation concernant ces garanties adéquates, contactez-nous en utilisant les coordonnées répertoriées au point 9.
- Combien de temps les données personnelles seront traitées
- Si un utilisateur ne s'oppose pas par écrit au traitement de ses données personnelles, celles-ci seront conservées et traitées par nous aussi longtemps que nous le jugeons nécessaire au regard des finalités indiquées ci-dessus. Notez qu’un candidat (Utilisateur) peut être intéressant pour un recrutement futur et à cette fin nous pouvons conserver les Données Personnelles des Utilisateurs jusqu’à ce qu’elles n’aient plus de valeur en tant que recrutements potentiels. Si, en tant qu'utilisateur, vous ne souhaitez pas que vos données personnelles soient traitées à cette fin (recrutement futur), veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées au paragraphe 9.
3. Droits des utilisateurs
Les utilisateurs ont le droit de demander des informations sur les données personnelles que nous traitons, en nous en informant par écrit en utilisant les coordonnées ci-dessous au paragraphe 9 ci-dessous. Les utilisateurs ont droit à une (1) copie des données personnelles traitées qui leur appartiennent, sans aucun frais. Pour les copies supplémentaires demandées, le contrôleur a le droit de facturer des frais raisonnables sur la base des frais administratifs liés à une telle demande.
Les utilisateurs ont le droit, si nécessaire, de rectifier les données personnelles inexactes le concernant, via une demande écrite, en utilisant les coordonnées indiquées au paragraphe 9 ci-dessous.
L'utilisateur a le droit d'exiger la suppression ou la limitation du traitement et le droit de s'opposer au traitement sur la base d'un intérêt légitime dans certaines circonstances.
L'utilisateur a le droit de révoquer tout consentement au traitement donné par l'utilisateur au contrôleur. L'utilisation de ce droit peut toutefois signifier que l'Utilisateur ne peut pas postuler à un emploi spécifique ou autrement utiliser le Service.
L'utilisateur a, dans certaines circonstances, un droit à la portabilité des données, ce qui signifie le droit d'obtenir les données personnelles et de les transférer à un autre responsable du traitement, à condition que cela n'affecte pas négativement les droits et libertés d'autrui.
L'utilisateur a le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle concernant le traitement des données personnelles le concernant, s'il estime que le traitement des données personnelles enfreint le cadre juridique de la loi sur la vie privée.
4. Sécurité
Nous accordons la priorité à l’intégrité personnelle et travaillons donc activement pour que les données personnelles des utilisateurs soient traitées avec le plus grand soin. Nous prenons les mesures raisonnablement attendues pour garantir que les données personnelles des utilisateurs et des autres personnes sont traitées en toute sécurité et conformément à la présente politique de confidentialité et au règlement GDPR.
Cependant, les transferts d'informations sur Internet et les réseaux mobiles ne peuvent jamais se produire sans aucun risque, c'est pourquoi tous les transferts sont effectués aux risques et périls de la personne qui transfère les données. Il est important que les utilisateurs assument également la responsabilité de garantir la protection de leurs données. Il est de la responsabilité de l'Utilisateur que ses informations de connexion soient gardées secrètes.
5. Transfert de données personnelles à des tiers
Nous ne vendrons ni ne transférerons les données personnelles des utilisateurs à des tiers.
Nous pouvons transférer les données personnelles des utilisateurs à :
- nos sous-traitants et sous-traitants, agissant en tant que nos processeurs et sous-traitants conformément à nos instructions, pour la fourniture du service ;
- les autorités ou les conseillers juridiques en cas de suspicion d'un comportement criminel ou inapproprié ; et
- les autorités, conseillers juridiques ou autres acteurs, si nous l'exigeons conformément à la loi ou à une injonction de l'autorité.
Nous transférerons uniquement les données personnelles des utilisateurs à des tiers en qui nous avons confiance. Nous choisissons soigneusement nos partenaires pour garantir que les données personnelles des utilisateurs sont traitées conformément aux législations en vigueur sur la confidentialité. Nous coopérons avec les catégories suivantes de sous-traitants de données personnelles : Teamtailor, qui fournit le Service, des sociétés de serveurs et d'hébergement, des sociétés de référence de courrier électronique, des sociétés de traitement vidéo, des sociétés de recherche d'informations, des sociétés de services analytiques et d'autres sociétés en ce qui concerne la fourniture du Service.
6. Données agrégées (données personnelles non identifiables)
Nous pouvons partager des données agrégées avec des tiers. Les données agrégées ont dans de tels cas été compilées à partir d'informations collectées via le Service et peuvent, par exemple, consister en des statistiques sur le trafic Internet ou sur la situation géologique pour l'utilisation du Service. Les données agrégées ne contiennent aucune information pouvant être utilisée pour identifier des personnes individuelles et ne constituent donc pas des données personnelles.
7. Cookies
Lorsque les utilisateurs utilisent le service, les informations sur l'utilisation peuvent être stockées sous forme de cookies. Les cookies sont des fichiers texte passifs qui sont stockés dans le navigateur Internet de l’appareil de l’Utilisateur, tel qu’un ordinateur, un téléphone mobile ou une tablette, lors de l’utilisation du Service. Nous utilisons des cookies pour améliorer l’utilisation du Service par l’Utilisateur et pour recueillir des informations, par exemple, des statistiques sur l’utilisation du Service. Ceci est fait pour sécuriser, maintenir et améliorer le Service. Les informations collectées via les cookies peuvent dans certains cas être des données personnelles et sont, dans de tels cas, réglementées par notre politique en matière de cookies.
Les utilisateurs peuvent à tout moment désactiver l'utilisation de cookies en modifiant les paramètres locaux de leurs appareils. La désactivation des cookies peut affecter l'expérience du Service, par exemple la désactivation de certaines fonctions du Service.
8. Modifications
Nous avons le droit, à tout moment, d'apporter des modifications ou des ajouts à la politique de confidentialité. La dernière version de la Politique de Confidentialité sera toujours disponible via le Service. Une nouvelle version est considérée comme communiquée aux Utilisateurs lorsque l'Utilisateur a reçu soit un email l'informant de la nouvelle version (en utilisant l'e-mail indiqué par l'Utilisateur dans le cadre de l'utilisation du Service) soit lorsque l'Utilisateur en est autrement informé. de la nouvelle politique de confidentialité.
9. Contacter
Pour des questions, des informations complémentaires sur notre traitement des données personnelles ou pour nous contacter pour d'autres sujets, veuillez utiliser les coordonnées indiquées ci-dessous ; Solutions technologiques principales (info@prime-technology.ca)